Aktieägarna i BioArctic AB (publ), org.nr. 556601-2679 (”Bolaget”) kallas härmed till årsstämma tisdagen den 15 maj 2018 kl. 17.00 i Grant Thornton Sweden AB:s lokaler, Sveavägen 20, Stockholm.
Rätt att delta vid årsstämman
Aktieägare som önskar delta i stämman ska dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken tisdagen den 8 maj 2018, dels anmäla sitt deltagande så att anmälan är Bolaget tillhanda senast fredagen den 11 maj 2018. Anmälan kan göras via epost till ir@bioarctic.se, per telefon 073-531 8870 vardagar mellan kl. 09.00 och 17.00 eller per post till BioArctic AB, Warfvinges väg 35, 112 51 Stockholm.
Vid anmälan ska uppges aktieägarens namn, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummer (dagtid), aktieinnehav, uppgift om eventuella biträden (högst två), samt i förekommande fall uppgift om ställföreträdare eller ombud. Om aktieägaren deltar genom ombud, ska fullmakt i original (tillsammans med eventuella behörighetshandlingar såsom registreringsbevis) vara Bolaget tillhanda före årsstämman.
Förvaltarregistrerade aktier
Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste, för att ha rätt att delta i årsstämman, tillfälligt inregistrera aktierna i eget namn i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken. Sådan omregistrering måste vara verkställd senast tisdagen den 8 maj 2018. Detta innebär att aktieägare i god tid före denna dag måste meddela sin begäran härom till förvaltaren.
Förslag till dagordning
- Öppnande av stämman och val av ordförande vid stämman
- Upprättande och godkännande av röstlängd
- Godkännande av dagordning
- Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
- Val av en eller två justeringsmän
- Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen
- Beslut om:
- fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen,
- dispositioner beträffande Bolagets vinst enligt den fastställda balansräkningen, samt
- ansvarsfrihet gentemot Bolaget för styrelseledamöterna och den verkställande direktören
- Fastställande av antalet styrelseledamöter och antalet revisorer och revisorssuppleanter
- Fastställande av arvoden till styrelse och revisor
- Val av styrelseledamöter
- Val av revisor
- Beslut om inrättande av valberedning och riktlinjer för valberedningens arbete
- Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
- Stämmans avslutande
Huvudsakliga förslag till beslut
Punkt 7b) – Dispositioner beträffande Bolagets vinst enligt den fastställda balansräkningen
Styrelsen föreslår att till årsstämmans förfogande stående vinstmedel om 613 962 462 kronor överförs i ny räkning.
Punkt 8 – Fastställande av antalet styrelseledamöter och antalet revisorer och revisorssuppleanter
Valberedningen föreslår att styrelsen ska bestå av sju (7) ledamöter utan suppleanter samt att årsstämman utser ett registrerat revisionsbolag till revisor i Bolaget.
Punkt 9 – Fastställande av arvoden till styrelse och revisor
Valberedningen föreslår att styrelsearvode för tiden intill nästa årsstämma ska utgå med 500 000 kronor till ordföranden, med 250 000 kronor till vice ordföranden och med 200 000 kronor till var och en av övriga ledamöter som inte är anställda av Bolaget. Vidare ska arvode utgå med 100 000 kronor till ordföranden i revisionsutskottet och med 60 000 kronor till varje övrig ledamot av revisionsutskottet som inte är anställd av bolaget. Slutligen ska arvode utgå med 60 000 kronor till ordföranden i ersättnings-utskottet och med 40 000 kronor till varje övrig ledamot av ersättningsutskottet som inte är anställd av Bolaget.
Valberedningen föreslår vidare att arvode till revisorn ska utgå enligt godkänd räkning.
Punkt 10 – Val av styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter
Till ledamöter föreslår valberedningen omval av Wenche Rolfsen, Ivar Verner, Hans Ekelund, Pär Gellerfors, Lars Lannfelt och Eugen Steiner samt nyval av Mikael Smedeby. Vidare föreslås omval av Wenche Rolfsen som styrelsens ordförande och Ivar Verner som styrelsens vice ordförande.
Mikael Smedeby är advokat och delägare vid Advokatfirman Lindahl. Mikael har ett flertal andra styrelseuppdrag i publika och privata bolag och är särskilt inriktad mot bolag inom life science-sektorn. Mikael arbetar främst med bolagsrätt, företagsöverlåtelser och kommersiella avtal.
Punkt 11 – Val av revisor
Valberedningen föreslår att årsstämman väljer det registrerade revisionsbolaget Grant Thornton Sweden AB till revisor i Bolaget. Grant Thornton Sweden AB har anmält auktoriserade revisorn Mia Rutenius som huvudansvarig revisor.
Punkt 12 – Beslut om inrättande av valberedning och riktlinjer för valberedningens arbete
Valberedningen föreslår att årsstämman beslutar att inrätta en valberedning inför årsstämman 2019 som utses enligt följande principer:
Stämman uppdrar åt styrelsens ordförande att ta kontakt med de tre röstmässigt största aktieägarna enligt Euroclear Sweden AB:s utskrift av aktieboken per den 30 september 2018, som vardera utser en ledamot av valberedningen. För det fall någon av de tre största aktieägarna inte önskar utse en ledamot av valberedningen ska den fjärde största aktieägaren tillfrågas och så vidare intill dess att valberedningen består av tre ledamöter. Valberedningens ledamöter ska offentliggöras på Bolagets hemsida senast sex månader före nästa årsstämma.
Mandatperioden för den utsedda valberedningen ska löpa intill dess att ny valberedning utsetts enligt mandat från nästa årsstämma.
Valberedningen utser ordförande inom gruppen. Styrelseordföranden eller annan styrelseledamot ska inte vara ordförande för valberedningen.
Om en ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört och om valberedningen anser att det finns behov av att ersätta denna ledamot, ska valberedningen utse ny ledamot enligt principerna ovan, men med utgångspunkt i Euroclear Sweden AB:s utskrift av aktieboken snarast möjligt efter det att ledamoten lämnat sin post. Ändring i valberedningens sammansättning ska omedelbart offentliggöras. Inget arvode ska utgå till ledamöterna för deras arbete i valberedningen.
Valberedningen ska lägga fram förslag till beslut i följande frågor för årsstämman 2019:
- Val av ordförande vid stämman,
- Fastställande av antal styrelseledamöter,
- Fastställande av arvoden och annan ersättning till styrelsen och dess utskott, med uppdelning mellan ordförande och övriga ledamöter,
- Fastställande av arvoden till revisorer,
- Val av styrelseledamöter och styrelseordförande,
- Val av revisorer, och
- Förslag till principer för valberedningens sammansättning och arbete inför årsstämman 2020
Punkt 13 – Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
Styrelsen föreslår riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare av följande huvudsakliga innehåll.
Bolaget ska erbjuda bolagsledningen en marknadsmässig kompensation som möjliggör att ledande befattningshavare kan rekryteras och behållas. Kompensationen till bolagsledningen ska bestå av fast lön, sedvanliga anställningsförmåner och pension. Även rörlig ersättning kan utgå, men ska inte överstiga ett belopp motsvarande sex månadslöner.
Den fasta lönen ska beakta den enskildes ansvarsområden och erfarenhet och omprövas årligen. Fördelningen mellan fast lön och eventuell rörlig ersättning ska stå i proportion till befattningshavarens ansvar och befogenhet. Den rörliga ersättningen ska alltid vara i förväg begränsad till ett maximalt belopp och vara kopplad till förutbestämda och mätbara kriterier och utformas så att ökad intressegemenskap uppnås mellan befattningshavaren och Bolagets aktieägare. Intjänandeperioden alternativt tiden från avtalets ingående till dess att en aktie får förvärvas ska inte understiga tre år i aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram. Villkor för rörlig ersättning ska utformas så att styrelsen, om särskilt svåra ekonomiska förhållanden råder, har möjlighet att begränsa eller underlåta att ge ut rörlig ersättning om ett sådant utgivande bedöms som orimligt och oförenligt med Bolagets ansvar i övrigt gentemot aktieägarna. För rörlig ersättning bör det finnas möjlighet att begränsa eller underlåta att utge rörlig ersättning, om styrelsen bedömer att det är motiverat av andra skäl.
Pensionsvillkor ska vara marknadsmässiga i förhållande till vad som gäller för motsvarande befattningshavare på marknaden och ska baseras på avgiftsbestämda lösningar.
Fast lön under uppsägningstid och avgångsvederlag ska sammantaget inte överstiga ett belopp motsvarande den fasta lönen för två år.
Befattningshavare som upprätthåller post som ledamot eller suppleant i koncernbolags styrelse ska inte erhålla särskild styrelseersättning för detta.
Styrelsen får frångå dessa riktlinjer om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det.
Antal aktier och röster
Vid tidpunkten för denna kallelses utfärdande uppgår det totala antalet aktier i Bolaget till 88 059 985, varav 14 399 996 A-aktier och 73 659 989 B-aktier. Det totala antalet röster uppgår till 217 659 949.
Aktieägarnas rätt till upplysningar samt tillhandahållande av handlingar
Aktieägarna erinras om rätten att, vid årsstämman, begära upplysningar från styrelsen och verkställande direktören i enlighet med 7 kap 32 § aktiebolagslagen.
Redovisningshandlingar och revisionsberättelse, fullständiga beslutsförslag samt övriga handlingar enligt aktiebolagslagen kommer att hållas tillgängliga på Bolagets kontor med adress Warfvinges väg 35, Stockholm senast tre veckor före stämman, dvs. senast den 24 april 2018. Handlingarna skickas också utan kostnad till de aktieägare som begär det och som uppger sin adress. Handlingarna kommer även att finnas tillgängliga vid stämman.
Stockholm i april 2018
BioArctic AB (publ)
Styrelsen
För ytterligare information vänligen kontakta:
Christina Astrén, IR och Kommunikationsdirektör
Tel: 070 835 43 36
E-post: christina.astren@bioarctic.se
Informationen lämnades för offentliggörande den 13 april 2018, kl. 13.00 (CET).
